Czy ZAiKS ma prawo kontrolować mój lokal? Poradnik dla przedsiębiorców

Wielu przedsiębiorców prowadzących lokale gastronomiczne, handlowe czy usługowe spotyka się z wizytami kontrolerów Stowarzyszenia Autorów ZAiKS. Takie kontrole często wywołują niepewność i szereg pytań: Czy ZAiKS rzeczywiście ma prawo wejść do mojego lokalu? Jakie są granice ich uprawnień? Czy mogę odmówić kontroli? Wyjaśniamy.

Podstawy prawne uprawnień kontrolnych ZAiKS

Zacznijmy od najważniejszego – skąd ZAiKS czerpie swoje uprawnienia do kontroli? Stowarzyszenie Autorów ZAiKS działa jako organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (w skrócie OZZ) na podstawie dwóch głównych ustaw:

• Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 1994 roku;
• Ustawy o zbiorowym zarządzaniu prawami autorskimi z 2018 roku.

Te przepisy dają ZAiKS-owi pewne uprawnienia kontrolne, ale jednocześnie wyraźnie je ograniczają.

Główną podstawą prawną kontroli jest art. 48 ust. 1 Ustawy o zbiorowym zarządzaniu. Mówi on, że organizacja może kontrolować, czy użytkownik (np. właściciel lokalu) wywiązuje się z obowiązków wynikających z umowy o korzystanie z utworów lub zapłatę wynagrodzenia. Co ważne, przepis ten dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca już zawarł umowę z ZAiKS lub gdy istnieje prawny obowiązek jej zawarcia.

Dodatkowo ZAiKS ma prawne domniemanie, że reprezentuje twórców w zakresie udzielonego mu zezwolenia od Ministra Kultury. Daje mu to prawo do występowania w imieniu twórców, ale – co bardzo istotne – ZAiKS nie jest organem państwowym. Przedstawiciele ZAiKS nie są urzędnikami państwowymi i nie mają takich uprawnień jak np. policja czy inspekcja handlowa. Działają oni jedynie jako przedstawiciele organizacji broniącej praw twórców.

Sprawdźmy, co dokładnie mogą, a czego nie mogą zrobić kontrolerzy podczas wizyty w Twoim lokalu.

Granice uprawnień kontrolnych ZAiKS

Uprawnienia kontrolerów ZAiKS są dość ściśle określone i dotyczą tylko konkretnych aspektów działalności.

Przede wszystkim, kontrolerzy mogą sprawdzać, czy w lokalu faktycznie odtwarzana jest muzyka lub inne utwory chronione prawem autorskim. Mogą też zbierać informacje o tym, w jaki sposób korzystasz z utworów – czy muzyka służy jako tło, czy może organizujesz imprezy taneczne, ponieważ różne formy wykorzystania utworów wiążą się z różnymi stawkami opłat.

Co istotne, kontrolerzy ZAiKS mają prawo do:

• sprawdzenia, czy faktycznie odtwarzasz utwory chronione prawem autorskim;
• ustalenia, w jaki sposób wykorzystujesz te utwory (jako tło muzyczne, do tańca itp.);
• sprawdzenia powierzchni lokalu lub liczby miejsc dla klientów;
• zapytania o repertuar odtwarzanych utworów.

Tutaj jednak pojawia się kluczowa informacja dla każdego przedsiębiorcy – kontrolerzy ZAiKS nie mają prawa wchodzić do lokalu bez Twojej zgody. W przeciwieństwie do inspektorów państwowych, przedstawiciele ZAiKS nie mogą wejść do lokalu wbrew woli właściciela. Jeśli odmówisz wpuszczenia kontrolera, nie może on wymusić wejścia, a jedynie zgłosić sprawę do sądu.

Co więcej, kontrolerzy nie mogą żądać dostępu do Twoich ogólnych dokumentów finansowych, takich jak księgi rachunkowe czy deklaracje podatkowe, chyba że mają one bezpośredni związek z korzystaniem z utworów. Zgodnie z prawem, mogą prosić tylko o „dokumenty niezbędne do określenia wysokości wynagrodzenia”.

Ważne jest również to, że kontrolerzy ZAiKS nie mogą nakładać kar czy grzywien podczas kontroli. Mogą jedynie sporządzić protokół, który później będzie podstawą do dalszych działań organizacji.

Jakie prawa ma przedsiębiorca wobec kontroli ZAiKS?

Jako przedsiębiorca masz szereg praw, które warto znać i wykorzystać podczas kontroli ZAiKS. Przede wszystkim, masz prawo sprawdzić, kim jest osoba, która podaje się za kontrolera. Każdy kontroler ZAiKS powinien posiadać legitymację służbową i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Nie wahaj się poprosić o okazanie tych dokumentów i zapisać ich numery – to Twoje prawo.

Możesz również odmówić kontroli w kilku sytuacjach. Na przykład, gdy kontroler nie ma odpowiednich dokumentów, gdy kontrola miałaby się odbyć poza godzinami otwarcia lokalu, lub gdy w Twoim lokalu w ogóle nie są odtwarzane utwory objęte ochroną.

Najważniejsze prawa, które przysługują Ci podczas kontroli ZAiKS to:

• możliwość sprawdzenia tożsamości kontrolera i jego uprawnień;
• prawo odmowy kontroli w uzasadnionych przypadkach;
• możliwość aktywnego uczestniczenia w kontroli (robienie notatek, zadawanie pytań);
• prawo do wniesienia uwag do protokołu lub odmowy jego podpisania, jeśli się z nim nie zgadzasz.

Ciekawa sytuacja może wystąpić, jeśli masz już umowę z inną organizacją zbiorowego zarządzania. W takiej sytuacji możesz argumentować, że kontrola ZAiKS jest zbędna, ponieważ już płacisz za korzystanie z utworów. Pamiętaj jednak, że jeśli ZAiKS udowodni, że reprezentuje konkretnych twórców, których utwory odtwarzasz, możesz być zobowiązany do płacenia również tej organizacji.

Podczas kontroli możesz aktywnie uczestniczyć w jej przebiegu – robić notatki, zadawać pytania, a nawet dokumentować kontrolę przez nagrywanie czy robienie zdjęć (choć nagrywanie osób wymaga ich zgody).

Szczególnie ważne jest Twoje prawo do wniesienia uwag do protokołu kontroli. Jeśli nie zgadzasz się z ustaleniami kontrolera, koniecznie zaznacz to w protokole, podając konkretne zastrzeżenia. Możesz też odmówić podpisania protokołu, jeśli uważasz, że zawiera nieprawdziwe informacje – warto wtedy wyjaśnić powody odmowy.

Na Twoją korzyść działa również ważny wyrok Sądu Najwyższego z 2012 roku, który stwierdza, że w przypadku sporu to ZAiKS musi udowodnić, że jest uprawniony do reprezentowania twórców, których utwory są odtwarzane. Oznacza to, że ciężar dowodu spoczywa na ZAiKS, a nie na Tobie jako przedsiębiorcy.

Po kontroli mogą Cię czekać różne konsekwencje – przyjrzyjmy się im bliżej.

Konsekwencje kontroli ZAiKS

Co może się wydarzyć po kontroli ZAiKS w Twoim lokalu? Zależy to głównie od wyników kontroli. Jeśli kontrolerzy stwierdzą, że odtwarzasz utwory chronione prawem autorskim, a nie masz odpowiedniej umowy licencyjnej, ZAiKS prawdopodobnie wyśle Ci wezwanie do zawarcia takiej umowy.

Możliwe konsekwencje po kontroli to:

• otrzymanie wezwania do zawarcia umowy licencyjnej;
• wezwanie do zapłaty za bezumowne korzystanie z utworów (często za okres do 3 lat wstecz);
• sprawa sądowa (pozew o zapłatę lub nakaz zawarcia umowy);
• w rzadkich, skrajnych przypadkach zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa.

Typowe wezwanie od ZAiKS zawiera propozycję umowy i wyliczenie opłat. Często dolicza również opłaty za okres, w którym korzystałeś z utworów bez umowy, sięgając nawet 3 lat wstecz. Warto dokładnie przeanalizować takie wezwanie, sprawdzając, czy kwoty są naliczone zgodnie z oficjalnymi tabelami stawek i czy okres jest właściwie określony.

Pamiętaj, że samo wezwanie do zapłaty wysłane przez ZAiKS nie jest dokumentem, który zmusza Cię do natychmiastowego uiszczenia opłat – nie jest to nakaz sądowy czy wyrok. Masz prawo zakwestionować wezwanie, jeśli się z nim nie zgadzasz. Najlepiej zrobić to pisemnie, wyjaśniając swoje argumenty. Czasem możliwe jest negocjowanie warunków umowy czy wysokości opłat.

Jeśli zignorujesz wezwania ZAiKS, organizacja może skierować sprawę do sądu. Dopiero prawomocny wyrok sądu może zobowiązać Cię do zapłaty określonej kwoty lub zawarcia umowy.

W naprawdę wyjątkowych przypadkach, przy rażącym naruszaniu praw autorskich, ZAiKS może złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa. Jednak w praktyce takie przypadki są rzadkie i dotyczą głównie sytuacji, gdy ktoś masowo i systematycznie narusza prawa autorskie.

Podsumowując – ZAiKS rzeczywiście ma prawo przeprowadzać kontrole w lokalach, gdzie odtwarzana jest muzyka czy inne utwory chronione prawem autorskim. Jednak jego uprawnienia są ograniczone i nie dają kontrolerom takich samych praw, jakie mają państwowi inspektorzy.

Jako przedsiębiorca masz szereg praw podczas takiej kontroli – możesz sprawdzić tożsamość kontrolera, uczestniczyć w kontroli, wnosić uwagi do protokołu, a w uzasadnionych przypadkach nawet odmówić kontroli. Znajomość tych praw daje Ci możliwość świadomego działania podczas wizyty kontrolerów.

Warto pamiętać, że obowiązek uzyskania licencji na publiczne odtwarzanie utworów wynika z przepisów prawa autorskiego, a nie z widzimisię ZAiKS. Twórcy mają prawo do wynagrodzenia za korzystanie z ich dzieł, a ZAiKS jest jedną z organizacji, które pomagają im egzekwować te prawa.

Znając swoje prawa i obowiązki związane z kontrolą ZAiKS, możesz podejść do niej spokojnie i merytorycznie. Takie podejście zazwyczaj prowadzi do szybszego i bardziej satysfakcjonującego rozwiązania ewentualnych sporów, oszczędzając Ci stresu i potencjalnych problemów prawnych w przyszłości.